Bedrijfsvoering

Inleiding

In deze begroting voor 2021 is voor het eerst naast het programma Bedrijfsvoering ook een paragraaf Bedrijfsvoering opgenomen. De paragraaf Bedrijfsvoering is een verplichting in het BBV. Wij leggen de nadruk op (interne) beheersing en controle, toezicht en verantwoording. We benoemen de minimale voorwaarden vanuit de toezichthouders maar ontwikkelen en benoemen hierbij ook onze eigen ambitie.

1. Doorontwikkeling P&C-cyclus

In de kadernota 2020 is de doorontwikkeling van de P&C-cyclus opgenomen. Het doel van de doorontwikkeling is het meer c.q. beter verbinden van doelen, activiteiten en de benodigde middelen (de 3 W-vragen (wat willen we bereiken, wat gaan we daar mee doen, wat mag het kosten). In de bestuursrapportage hebben we hier een eerste duidelijke stap in gezet. Hoewel de begroting 2020 de basis vormt voor de jaarrekening 2020 zullen we ook bij de jaarrekening trachten de verbinding tussen de 3W vragen te verstevigen. In de begroting 2021 is deze ontwikkeling ook opgenomen en voor 2021 wordt dit steeds verder inhoudelijk doorontwikkeld waarbij de focuspunten liggen bij het koppelen van activiteiten aan financiële producten en het opnemen van trends en ontwikkelingen.

2. Rechtmatigheidsverantwoording

Naar verwachting zal met ingang van het begrotingsjaar 2021 de wetswijziging ingaan waardoor het college verantwoording gaat afleggen over de rechtmatigheid van de baten, de lasten en de balansmutaties; oftewel een rechtmatigheidsverantwoording. Deze taak ligt nu nog bij de accountant die een oordeel gaf over de rechtmatigheid én getrouwheid van de jaarrekening. In de nieuwe situatie zal de accountant zich beperken tot een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording wordt onderdeel van de (financiële) jaarrekening, waarbij in deze paragraaf bedrijfsvoering de rechtmatigheidsverantwoording wordt toegelicht.
Deze toelichting bevat de uitgevoerde controles, eventuele bevindingen omtrent rechtmatigheid, en de daaraan gekoppelde vervolgacties.

Basis voor de rechtmatigheidsverantwoording
Rechtmatigheid van de jaarrekening richt zich op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties. De volgende aspecten vallen onder de rechtmatigheidsverantwoording van het college:

• Begrotingsrechtmatigheid (overschrijding van de lasten per programma)
• Voorwaardencriterium (toetsing aan de wet- en regelgeving)
• Misbruik en oneigenlijk gebruik (is er sprake van fraude of het misbruiken van regelingen).

Begrotingsrechtmatigheid en kredietoverschrijdingen bewaken we gedurende het jaar. Met de 1^e en 2^e nota technische wijzigingen bereiken we dat er in de jaarrekening geen begrotingsonrechtmatigheden of kredietoverschrijdingen zijn. Ter voorbereiding op deze rechtmatigheidsverantwoording is het interne controle proces geintensiveerd: De toetsing op het voorwaardencriterium en het misbruik- en oneigenlijk gebruik zal per proces worden aangepakt, waarbij we uitgaan van gedegen procedures, de inventarisatie van risico’s, het nemen van beheersmaatregelen én de interne controle daarop zodanig in te richten dat de kans op fouten daarmee wordt beperkt tot het minimum.

Afspraken over rapporteringsgrenzen
In het controleprotocol met de accountant is vastgelegd dat de accountant fouten rapporteert aan de raad voor bedragen groter dan € 100.000. Daarnaast geldt dat als het totale bedrag aan fouten meer bedraagt dan 1% van het totaal aan lasten, de accountant geen goedkeurende verklaring kan afgeven. Vanaf 2021 zal de accountant zich beperken tot het aspect getrouwheid. Dit betekent dat de raad zelf deze norm vast stelt over rapporteringsgrenzen en het totale bedrag aan fouten. Wij bespreken dit met u in overleg met de Auditcommissie.  

3. Toezichtinformatie

De Wet revitalisering generiek toezicht (Wet Rgt) heeft tot doel het interbestuurlijk toezicht van de verschillende bestuurslagen te verbeteren. Het uitgangspunt van de wet is dat het interbestuurlijk toezicht is verschoven van verticaal toezicht naar horizontale verantwoording: van verantwoording van gemeente naar rijk of provincie (verticaal) werken we toe naar een verantwoording van college aan de raad (horizontaal). De gemeenteraad is derhalve primair verantwoordelijk om toezicht te houden op het college omtrent medebewindstaken. Het verticale toezicht, door provincie of rijk, blijft bestaan, maar zal meer op de achtergrond worden uitgevoerd. Voor de provincie is dit vastgelegd in de provinciale verordening systematische toezichtinformatie provincie Utrecht. Voor het rijk ligt dit vast in diverse wetgeving per medebewindstaak.

3.1 Provincie als toezichthouder
Dit betreft de volgende domeinen:

• Financieel toezicht
• Informatie- en archiefbeheer
• Omgevingsrecht (Wabo, RO, Monumenten en Archeologie)
• Huisvesting vergunninghouders

De provincie hanteert een score aan de hand van kleuren:

• Groen: Adequaat, betekent voldoende of repressief toezicht in het geval van financieel toezicht
• Geel redelijk Adequaat, voor verbetering vatbaar
• Rood : niet adequaat, onvoldoende (of preventief toezicht in het geval van financieel toezicht)

U wordt over deze interbestuurlijke toezichttaken geïnformeerd aan de hand van jaarlijkse verantwoordingen. In de jaarrekening vermelden we de status van de rapportages.

3.2 Rijk als toezichthouder
Het rijk is verticaal toezichthouder op de volgende thema’s: Informatieveiligheid, AVG, Wet Kinderopvang, Leerlingenvervoer, Leerplicht, Wet Publieke gezondheid, Drank- en horecawet, Stadstoezicht en Wet Veiligheidsregio’s. In deze paragraaf gaan we nader in op de onderwerpen informatieveiligheid en AVG.

3.3 Informatieveiligheid en privacy

In 2021 implementeren we een systematische aanpak om privacy en veiligheid van vertrouwelijke informatie te waarborgen. Waar we onze werkprocessen verder digitaliseren, besteden we extra aandacht aan de verwerking van persoonsgegevens.

ENSIA
Jaarlijks legt de gemeente verantwoording af over informatieveiligheid aan het ministerie en de gemeenteraad. Het gaat dan om audits en rapportages over het gebruik van basisadministraties, DigiD en Suwinet. Al deze audits en rapportages zijn gebundeld in de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA), dat aansluit op de gemeentelijke planning en control-cyclus. In de jaarrekening 2021 rapporteren wij over deze zelfevaluaties en audits.
Borging
In 2021 implementeren we een Information Security Management System (ISMS). Dat verstevigt de basis voor informatieveiligheid en privacybescherming in onze processen. We werken het dashboard voor informatieveiligheid en privacy verder uit. We werken verder aan bewustwording bij gebruikers en externe partijen van het belang veilig mailen en bestanden delen.
Om onze status en voortgang te meten, gebruiken we de AVG Borging van VNG Realisatie. Dat is een uitgebreid instrument om de AVG te vertalen naar een kwaliteitscyclus voor gegevensbescherming en privacy. Het bevat bijna 200 criteria waarop een gemeente zichzelf kan beoordelen. In 2020 hebben we een nulmeting uitgevoerd, in 2021 willen we ons verder verbeteren.

4. College-onderzoeken

Op grond van artikel 213a van de Gemeentewet onderzoekt het college periodiek de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur en deelt de resultaten hiervan met de raad. Het college maakt jaarlijks een onderzoeksplan. Het doel van deze onderzoeken is de mate van interne beheersing van de gemeentelijke organisatie te meten en waar mogelijk te verbeteren.

Geplande onderwerpen voor 2021:

• Onderwijshuisvesting
• Clienttevredenheidsonderzoek Geynwijs

Onderstaand een overzicht van de eerder uitgevoerde en lopende onderzoeken in het kader van artikel 213a Gemeentewet doelmatigheid en doeltreffendheid.

Tabel: Overzicht onderzoeken 213a

5. Fiscaal in control

De fiscale omgeving waar binnen gemeenten opereren is de afgelopen jaren steeds complexer geworden. Zo is de relatie met de belastingdienst verschoven van principle-based (geest van de wet) naar meer rule-based (letter van de wet). De onderlinge contacten zijn daardoor veel formeler en de belastingdienst biedt minder ruimte voor vooroverleg of andersoortige afstemming aan de voorkant.
Daarnaast is de wet- en regelgeving gewijzigd en op diverse onderdelen complexer geworden. Dat betekent dat we in onze boekhouding meer maatwerk, passend bij steeds meer bijzondere situaties, moeten aanbrengen. De invoering van de vennootschapsbelasting (Vpb) voor lagere overheden heeft een compleet nieuw boekhoudkundig vraagstuk met zich meegebracht, met daaraan gekoppeld een extra set aan administratieve handelingen en controles.
Als gemeente Nieuwegein willen wij een fiscaal beleid dat gericht is op het realiseren van de maatschappelijk doelen die door de gemeente zijn afgesproken. De gemeente doet dit binnen de fiscale wet- en regelgeving en is in staat, zowel intern als extern, hier tijdig, juist en volledig verantwoording over af te leggen. Binnen de kaders van het maatschappelijk doel en de wet- en regelgeving streven wij naar een zo gunstig mogelijk onderbouwd fiscaal resultaat.

Maatregelen
Dit realiseren wij door de volgende maatregelen:

1. Wij hanteren een zuivere interpretatie van de wet- en regelgeving, die ook binnen wet- en regelgeving operationeel praktisch en proportioneel uitvoerbaar is.
2. De gemeente staat voor een rechtvaardige belastingheffing. Wat moet worden betaald, betaalt de gemeente tijdig. Echter niet meer dan noodzakelijk.
3. De gemeente sluit niet uit dat – in het kader van het maatschappelijk belang – binnen de gemeente in bepaalde dossiers een fiscaal scherpe koers wordt gekozen, mits deze een logische redeneerlijn kent en niet (fiscaal) juridisch al is uitgesloten. Dit is een gecalculeerd risico waarmee tevens wordt geborgd dat de gemeente een verdedigbaar besluit neemt.
4. De gemeente werkt opgavegericht en kijkt van buiten naar binnen. De fiscaliteit is daarbij dienend, maar tevens een randvoorwaarde.
5. Het raadplegen van een fiscaal specialist voor tactische en strategische plannen is daarom vanuit het opgavegericht werken verplicht. Voor grote, over het algemeen gemeente overstijgende en maatschappelijke relevante projecten, vraagt de gemeente te allen tijde extern fiscaal advies;
6. Iedereen die is betrokken bij het fiscale proces of die verantwoordelijk is voor de fiscaliteit heeft een proactieve houding. Dit uit zich in een hoog signaleringsniveau, het mogen en kunnen aanspreken van collega’s, het mogen en durven aangeven van het ‘niet-weten’ en doen wat is beloofd en is afgesproken;
7. Fiscale dilemma’s worden transparant besproken binnen en met het management. Het management voert hierop actief beleid en moedigt medewerkers aan dit te doen. In de organisatie zijn rollen en verantwoordelijkheden belegd die eraan moeten bijdragen dat risico’s maximaal worden teruggebracht.

Tax Control Framework (TCF)
Het TCF bevat beheer- en controleplannen op de verschillende fiscale terreinen en de wijze waarop het fiscale advies in de organisatie wordt geborgd. Hiermee geven wij het handelingskader handen en voeten. Deze plannen dragen eraan bij dat de gemeente kan voldoen aan haar complianceverplichting, zoals deze is opgedragen door de wetgever.
Bij volledig door- en uitvoeren en toepassen van het TCF worden de fiscale risico’s voor de gemeente Nieuwegein maximaal beperkt.

Kosten
Om de hier beschreven maatregelen en TCF te kunnen realiseren en de projectstructuur zoals door de rekenkamer voorgesteld in te richten, is een investering in extra capaciteit van € 380.000 structureel (gelijk aan 3,5 fte) nodig. In deze begroting stellen wij voor (zie ook het programma bedrijfsvoering) dit bedrag ook beschikbaar te stellen. Deze investering komt bovenop de reeds beschikbare 0,7 fte en het budget voor de inhuur van advies op complexe dossiers. Met dit voorstel kan maximaal risicobeperking worden bereikt. Ook zal hiermee de projectstructuur, zoals door de rekenkamer voorgesteld, worden ingericht.  Wij leggen iedere 4 jaar, te beginnen in 2021,  een fiscale beleidsnota aan de gemeenteraad voor.

Activiteiten 2021

• Voldoende inzicht in de fiscale positie om concrete verbetertrajecten te starten;
• Afgeronde beheerplannen voor BTW, Vpb en loonheffing die geïmplementeerd worden; Interne controles op de meest risicovolle fiscale processen;
• Centrale archivering van de ingenomen standpunten en controle-activiteiten. Dit draagt bij aan het transparant en controleerbaar werken, wat belangrijk is om in control te zijn, voor de accountant en eventuele controle door de belastingdienst;
• Verbreding van de kennis in de organisatie op fiscaal terrein;
• Inrichten van een werk- en stuurgroep structuur;
• Via de P&C documenten structureel met de raad in gesprek over fiscaliteit en het bijbehorende risicoprofiel.
• Voorbereiden en opstellen van een fiscale beleidsnota die in het vierde kwartaal 2021 aan de raad zal worden voorgelegd;